Ngành F&B, đặc biệt là chuỗi quán cafe, đang đối mặt với áp lực lớn: giờ cao điểm đông khách, chi phí nhân sự tăng cao, thất thoát nguyên liệu và doanh thu không ổn định. May mắn thay, công nghệ AI đang mang đến cuộc cách mạng thực sự trong vận hành bằng AI. Không còn là câu chuyện tương lai, nhiều chuỗi cafe đã áp dụng thành công AI để tự động hóa quy trình, dự báo nhu cầu chính xác và nâng cao trải nghiệm khách hàng. 

AI đang thay đổi vận hành F&B như thế nào? 

Ngành F&B, đặc biệt là các chuỗi quán cafe, đang trải qua một cuộc cách mạng lớn nhờ sự bùng nổ của vận hành bằng AI. Hơn 70% các doanh nghiệp F&B toàn cầu đã và đang triển khai AI ở một mức độ nào đó, với dự báo đến năm 2030, AI sẽ góp phần tạo ra giá trị thêm hàng nghìn tỷ USD cho ngành này. 

Tại Việt Nam, thị trường chuỗi cafe đang tăng trưởng mạnh mẽ với tốc độ trung bình 15 -20%/năm, nhưng cũng đối mặt với áp lực lớn về chi phí vận hành, cạnh tranh khốc liệt và nhu cầu trải nghiệm khách hàng ngày càng cao. 

Trong bối cảnh đó, vận hành bằng AI không chỉ là xu hướng mà đã trở thành yếu tố sống còn để các chuỗi cafe tồn tại và phát triển bền vững. AI giúp doanh nghiệp giải quyết đồng thời nhiều bài toán pain point: từ tối ưu chi phí, tăng tốc độ phục vụ, giảm thất thoát đến cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng. 

Các thương hiệu lớn như Starbucks, Costa Coffee hay các chuỗi nội địa đang dẫn đầu xu hướng này đều ghi nhận cải thiện rõ rệt về hiệu quả vận hành và doanh thu sau khi áp dụng AI. Cụ thể AI đang thay đổi những giá trị nào của ngành sẽ được đưa ra qua nội dung sau.  

Các ứng dụng thực tế của AI trong vận hành chuỗi quán cafe 

AI không hoàn toàn thay thế con người, nhưng các chuỗi F&B ứng dụng AI trong vận hành, quản lý và bán hàng sẽ có cơ hội phát triển và mở rộng quy mô. Thay vì chỉ là công cụ hỗ trợ, vận hành bằng AI đang trở thành lợi thế cạnh tranh then chốt, giúp các chuỗi quán cafe tăng doanh thu, giảm chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng. 

Tối ưu hóa quy trình phục vụ và tăng tốc độ trong giờ cao điểm 

Một trong những thách thức lớn nhất của chuỗi quán cafe là xử lý lượng khách đột biến trong giờ cao điểm mà không làm giảm chất lượng dịch vụ. AI giải quyết vấn đề này một cách hiệu quả thông qua việc tối ưu hóa quy trình phục vụ. 

Đặc biệt khi ứng dụng AI trong kiosk tự order, app đặt hàng di động, chatbot hoặc voice ordering, khách hàng có thể tự đặt món nhanh chóng mà không cần chờ nhân viên. Hệ thống AI tự động gợi ý món dựa trên lịch sử mua hàng, xử lý thanh toán và gửi đơn trực tiếp về quầy pha chế. Kết quả là thời gian chờ đợi giảm đáng kể, có thể từ 5 – 7 phút xuống còn dưới 2 phút. 

Đồng thời, các robot barista, robot phục vụ tích hợp AI (như tại một số mô hình cafe tự động) pha chế chính xác theo công thức chuẩn, đẩy nhanh tốc độ phục vụ mà không bị ảnh hưởng bởi áp lực giờ cao điểm. Nhờ đó, chuỗi cafe có thể tăng tốc độ phục vụ trong giờ cao điểm lên 30 – 50% mà vẫn đảm bảo chất lượng đồng đều tại mọi chi nhánh. 

Dự báo nhu cầu và quản lý tồn kho thông minh 

Tối ưu vận hành chuỗi không thể thiếu khả năng dự báo chính xác. AI phân tích dữ liệu lịch sử bán hàng, thời tiết, sự kiện địa phương, ngày lễ và thậm chí xu hướng mạng xã hội để dự báo lượng khách và nhu cầu nguyên liệu theo giờ, ngày, tuần. 

Ví dụ TomAI được phát triển hởi SoftWorld có thể dự báo chính xác số ly latte sẽ bán ra vào sáng thứ Hai tại chi nhánh quận 1, từ đó tự động điều chỉnh lượng sữa và hạt cafe cần chuẩn bị. Hệ thống quản lý tồn kho thông minh cảnh báo sớm khi nguyên liệu sắp hết hoặc gần hạn sử dụng, giảm tình trạng lãng phí thực phẩm xuống mức tối thiểu. 

Kết quả thực tế từ các chuỗi áp dụng AI giảm đến 20 – 40% lượng hàng tồn kho dư thừa, hạn chế tình trạng hết nguyên liệu giữa giờ cao điểm và tiết kiệm chi phí mua sắm đáng kể. 

Giảm thất thoát bán hàng nhờ giám sát và phân tích dữ liệu thời gian thực 

Thất thoát trong F&B thường đến từ nhiều nguồn: sai sót khi pha chế, lãng phí nguyên liệu, gian lận hoặc đơn hàng bị hủy không hợp lý. AI giúp giảm thất thoát bán hàng một cách hiệu quả thông qua giám sát thời gian thực. Ngoài ra, AI còn phân tích dữ liệu để phát hiện mẫu hình thất thoát. Ví dụ: nguyên liệu nào hay bị hao hụt vào ca nào. 

Giảm chi phí nhân sự F&B mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ 

Áp lực chi phí nhân sự luôn là bài toán đau đầu với các chuỗi quán cafe, đặc biệt trong bối cảnh lương tối thiểu tăng và tỷ lệ nghỉ việc cao. AI giúp giảm chi phí nhân sự F&B mà không làm suy giảm chất lượng dịch vụ. 

Hệ thống AI tự động lập lịch ca làm việc dựa trên dự báo lượng khách, đảm bảo đủ nhân sự giờ cao điểm và tránh lãng phí giờ thấp điểm. Các nhiệm vụ hành chính như chấm công, tính lương, quản lý đơn hàng đều được tự động hóa. 

Quan trọng hơn, AI giải phóng nhân viên khỏi các công việc lặp lại để tập trung vào tương tác với khách hàng, vốn là yếu tố tạo nên sự khác biệt của quán cafe. 

TomAI từ SoftWorld – Giải pháp vận hành bằng AI thông minh 

Khi chuỗi cafe mở rộng lên nhiều cửa hàng, bài toán không còn là “bán được hay không”, mà là vận hành có trơn tru và nhất quán hay không. TomAI được SoftWorld phát triển như một lớp AI thông minh giúp chuỗi cafe giảm áp lực vận hành, tăng hiệu quả ra quyết định và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Đặc biệt trong giờ cao điểm và khi mở rộng chuỗi. 

TomAI là gì và tại sao phù hợp với chuỗi quán cafe? 

TomAI là AI Assistant dành cho doanh nghiệp, được thiết kế để hỗ trợ vận hành và ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế. Cụ thể, TomAI có thể mang đến cho chuỗi F&B những giá trị như: 

• Mô hình chuỗi có lượng giao dịch lớn, lặp lại liên tục. 

• Giờ cao điểm dễ quá tải nhân sự. 

• Nhiều quyết định vận hành (menu, upsell, tồn kho, staffing) cần được đưa ra nhanh và nhất quán. 

Thay vì để nhân viên hoặc quản lý xử lý thủ công, TomAI đóng vai trò như một “trợ lý vận hành số”, hỗ trợ cả front-of-house lẫn back-office, giúp chuỗi cafe vận hành ổn định ngay cả khi lượng khách tăng đột biến. 

Nhận ngay demo TomAI tại đây.

Các tính năng nổi bật giúp tối ưu vận hành chuỗi 

Không chỉ mang lại lợi ích vận hành cho doanh nghiệp, TomAI còn tối ưu được trải nghiệm dành cho khách hàng qua những tính năng nổi bật như: 

• AI Order Assistant (Chat / Voice / Multilingual): Trực tiếp hỗ trợ khách hàng tư vấn menu, nhận order, hỗ trợ đa ngôn ngữ,…  

• Cá nhân hoá gợi ý & upsell thông minh: Dựa trên dữ liệu hành vi mua, TomAI gợi ý món phù hợp với từng khách và đề xuất combo phù hợp, dễ thuyết phục khách hàng mua thêm. Tăng giá trị đơn hàng (AOV) mà không gây khó chịu cho khách. 

• Theo dõi real-time: Tổng hợp dữ liệu bán hàng theo thời gian thực. Quản lý không cần chờ báo cáo cuối ngày mới biết vấn đề. 

• Kết nối chặt chẽ với hệ thống & nền tảng OOD Platform: TomAI hoạt động như một phần trong hệ sinh thái OOD Platform, kết nối POS, e-ordering, loyalty, inventory. Sử dụng dữ liệu tập trung để đưa ra insight. 

Lợi ích thực tế mà các chuỗi cafe đã đạt được khi sử dụng TomAI 

Chính nhờ những khả năng ưu việt đó, TomAI mang lại những giá trị thực dành cho chuỗi F&B: 

• Giảm áp lực “khung giờ vàng”: Nhân viên tập trung pha chế & phục vụ, AI xử lý phần lặp lại. 

• Giảm sai sót, tốc độ phục vụ tăng cao: Đơn hàng được ghi nhận chính xác, rõ ràng. 

• Tăng giá trị đơn hàng: Nhờ gợi ý upsell/cross-sell phù hợp hành vi khách. 

• Trải nghiệm mỗi khách hàng đồng đều: Nhờ quy trình, tốc độ phục vụ được nhất quán. 

• Quản lý, chủ doanh nghiệp ra quyết định kịp thời: Dữ liệu được tổng hợp và diễn giải dễ hiểu, không cần xử lý thủ công. 

Bắt đầu hành trình vận hành bằng AI cùng SoftWorld ngay hôm nay 

Chọn SoftWorld đồng hành chuyển đổi số, doanh nghiệp không chỉ chọn một công ty cung cấp phần mềm hay AI có sẵn, mà là giải pháp được “may đo” kỹ càng từ thấu hiểu mô hình và vận hành, từ đó tư vấn giải pháp công nghệ phù hợp nhất. 

TomAI từ SoftWorld không được phát triển để trở thành một sản phẩm phức tạp, làm rối mô hình vận hành của doanh nghiệp mà để trở thành một trợ lý đắc lực. Bởi đó, SoftWorld nhận được sự tín nhiệm đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp F&B như Katinat, Al Fresco, Trung Nguyên Legend,…  

Công nghệ AI không còn là xu hướng mà đã trở thành yếu tố quyết định sự sống còn của các chuỗi quán cafe trong thời đại cạnh tranh khốc liệt. Với TomAI từ SoftWorld, doanh nghiệp có thể dễ dàng tối ưu vận hành chuỗi, tăng tốc độ phục vụ trong giờ cao điểm, giảm chi phí nhân sự F&B và giảm thất thoát bán hàng một cách bền vững, từ đó tăng doanh thu, nâng cao trải nghiệm khách hàng và xây dựng lợi thế lâu dài. Liên hệ ngay đến SoftWorld để được tư vấn chi tiết về giải pháp nhé.