Trong nhiều doanh nghiệp bán lẻ, F&B, trung tâm thương mại hay chuỗi dịch vụ hiện nay, dữ liệu giao dịch vẫn đang bị “mắc kẹt” ở những nơi tưởng chừng rất nhỏ: hóa đơn giấy, ảnh chụp từ điện thoại, file scan gửi qua email hay Zalo, v.v…  

 

Và đây cũng chính là nơi AI-OCR bắt đầu tạo ra giá trị thực bằng việc không chỉ đọc dữ liệu, mà mở khóa khả năng tự động hóa, kết nối và khai thác dữ liệu vận hành cho doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu về chi tiết giải pháp AI-OCR từ SoftWorld qua nội dung bài viết sau.  

Vì sao AI-OCR đang trở thành nền tảng dữ liệu đầu vào cho doanh nghiệp? 

Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, dữ liệu chính là “nhiên liệu” để doanh nghiệp vận hành thông minh, ra quyết định nhanh chóng và tự động hóa quy trình. Tuy nhiên, phần lớn dữ liệu doanh nghiệp hiện nay vẫn nằm rải rác trong các chứng từ giấy tờ, hóa đơn, hợp đồng, biên nhận… dưới dạng hình ảnh hoặc scan, tức là dữ liệu không cấu trúc (unstructured data).  

 

Đây chính là lúc AI-OCR nổi lên như một giải pháp then chốt, không chỉ giúp “đọc” mà còn biến dữ liệu thô thành nguồn dữ liệu sạch, có cấu trúc, sẵn sàng làm đầu vào cho các hệ thống ERP, RPA, AI phân tích, báo cáo tự động. 

 

Khác với OCR truyền thống, AI-OCR không chỉ “đọc ký tự” mà còn hiểu cấu trúc tài liệu, ngữ cảnh và ý nghĩa nhờ tích hợp AI để xử lý ngôn ngữ tự nhiên. Một số ứng dụng có thể kể đến như: 

• Nhận diện vị trí các trường thông tin (số hóa đơn, ngày tháng, tổng tiền, mã khách hàng…) dù bố cục thay đổi.

• Hiểu mối quan hệ giữa các phần (ví dụ: tổng tiền = đơn giá x số lượng).

• Xử lý chữ viết tay, tài liệu bị mờ, nghiêng, có dấu gạch xóa.

• Phân loại loại chứng từ tự động (hóa đơn, biên lai, hợp đồng, CMND…).

Nói cách khác, OCR truyền thống chỉ “nhìn thấy chữ”, còn AI-OCR “hiểu” nội dung và biến nó thành dữ liệu có ý nghĩa, sẵn sàng sử dụng. 

 

Trên thực tế, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với 3 thách thức lớn trong quy trình xử lý giấy tờ và dữ liệu: 

1. Khối lượng hóa đơn khổng lồ: Doanh nghiệp thường xử lý hàng nghìn đến hàng chục nghìn chứng từ mỗi tháng. Việc nhập liệu thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn gây ra sai sót lớn, làm chậm toàn bộ chuỗi vận hành.
2. Đa định dạng và nguồn gốc: Chứng từ đến từ hàng trăm nguồn khác nhau như scan từ máy photocopy, ảnh chụp bằng điện thoại, file PDF từ email, ảnh chụp màn hình app ngân hàng, fax…
3. Không chuẩn hóa được, có vô số biến thể tài liệu: ùng là hóa đơn VAT nhưng mỗi nhà cung cấp lại có thiết kế bảng biểu, vị trí trường thông tin khác nhau. Có nơi in đậm, có nơi dùng bảng lồng bảng, có nơi thêm ghi chú tay…

 

Những thách thức này vô tình tạo thành “điểm nghẽn” trong quá trình vận hành của doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp retail và mall. Bởi càng nhiều tenant, khách hàng việc chuẩn hóa hệ thống lại càng trở nên khó khăn hơn.  

AI-OCR giải bài toán này như thế nào trong thực tế vận hành? 

Công nghệ AI-OCR giải quyết triệt để các nút thắt cũ bằng cách tự động hóa toàn bộ quy trình từ đầu vào đến đầu ra, mang lại tốc độ, độ chính xác và tính liền mạch mà phương pháp thủ công không thể đạt được. Dưới đây là cách AI-OCR đang thay đổi thực tế vận hành từng bước một. 

Tự động hóa dữ liệu đầu vào từ hóa đơn đến hệ thống 

AI-OCR biến quy trình xử lý chứng từ từ thủ công thành luồng tự động hoàn toàn chỉ với 4 bước liên tục: 

• Quét/Nhận diện: Chụp ảnh hoặc upload file (scan, ảnh điện thoại, PDF). AI ngay lập tức nhận diện loại chứng từ và trích xuất các trường thông tin quan trọng (số hóa đơn, ngày, nhà cung cấp, tổng tiền, thuế VAT, mã hàng hóa…).

• Chuẩn hóa: Dữ liệu được làm sạch, đồng nhất định dạng (Ví dụ: ngày tháng chuyển về chuẩn ISO, số tiền loại bỏ dấu phẩy/thêm dấu chấm, tên nhà cung cấp khớp với master data).

• Đẩy dữ liệu: Dữ liệu có cấu trúc được đẩy trực tiếp vào hệ thống kế toán (MISA, Fast, SAP…), ERP, phần mềm quản lý kho hoặc nền tảng RPA, không cần con người can thiệp.

Giảm sai sót & tăng tốc xử lý 

Giải pháp mang lại hiệu quả vượt trội so với phương pháp truyền thống: 

• Nhận diện chính xác nhiều định dạng: Xử lý tốt hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy scan, biên lai siêu thị, phiếu thu chi, hợp đồng, chữ viết tay, độ chính xác thường đạt 95 – 99% ngay cả với tài liệu chất lượng kém hoặc bố cục không đồng nhất.

• Xử lý realtime: Từ lúc upload đến lúc dữ liệu sẵn sàng trong hệ thống chỉ mất vài giây đến dưới 1 phút, thay vì chờ đợi hàng giờ hoặc hàng ngày.

• Giảm gánh nặng vận hành: Giảm đến 85% thời gian xử lý chứng từ, cắt giảm nhân sự nhập liệu và kiểm tra thủ công, giảm thiểu sai sót dẫn đến lệch sổ sách, chậm thanh toán hoặc phạt thuế.

 

Doanh nghiệp không còn bị “nghẽn” ở khâu dữ liệu đầu vào, toàn bộ chuỗi vận hành được giải phóng để tập trung vào giá trị cốt lõi. 

Mở đường cho các lớp giá trị phía sau 

Khi dữ liệu từ chứng từ đã sạch, có cấu trúc và realtime, AI-OCR trở thành nền móng vững chắc để triển khai các ứng dụng giá trị cao hơn: 

• Loyalty & tích điểm: Tự động ghi nhận giao dịch từ hóa đơn khách hàng, sau đó cập nhật điểm tích lũy ngay lập tức.

• Phân tích hành vi mua sắm: Dữ liệu hóa đơn được đưa vào hệ thống BI/AI để phân tích xu hướng mua sắm, sản phẩm hot, tần suất quay lại.

• Cá nhân hóa ưu đãi: Dựa trên lịch sử giao dịch thực tế, tự động đề xuất khuyến mãi phù hợp cho từng khách hàng.

• Kết nối ERP / CRM / POS: Dữ liệu hóa đơn chảy liền mạch giữa các hệ thống, đảm bảo đồng bộ thông tin bán hàng, kho, kế toán và chăm sóc khách hàng.

Giải pháp AI-OCR toàn diện từ SoftWorld cho ngành Retail và Mall 

Khác với nhiều đơn vị trên thị trường hiện nay, SoftWorld không cung cấp các giải pháp đơn lẻ chỉ giải quyết 1 vấn đề trong vận hành của doanh nghiệp. Giải pháp AI-OCR từ SoftWorld end-to-end, không chỉ scan và đọc hiểu dữ liệu mà còn giải quyết gần như toàn bộ chuỗi vận hành dữ liệu đầu vào trong một hệ thống duy nhất. 

 

Từ quét hóa đơn, trích xuất thông minh đến chuẩn hóa thông tin và đẩy realtime vào ERP/POS/CRM. Sau đó đưa ra được báo cáo và phân tích, tích điểm Loyalty và cá nhân hóa các ưu đãi cho khách hàng. 

 

Áp dụng phương pháp triển khai chuyên sâu, lấy khách hàng làm trung tâm và khả năng tùy chỉnh giải pháp theo đặc thù từng ngành. Chúng tôi không bán sản phẩm “đóng gói sẵn” mà luôn bắt đầu từ việc hiểu rõ nhu cầu kinh doanh thực tế của đối tác qua các giai đoạn.  

 

Theo đó giúp doanh nghiệp: 

• Tiết kiệm chi phí thực tế: Một khoản đầu tư hợp lý thay vì mua lẻ tẻ nhiều gói.

• Vận hành mượt mà: Dữ liệu liền mạch, không cần dùng nhiều tool, giảm lỗi và thời gian debug.

• Triển khai nhanh, dễ mở rộng: Kiến trúc cloud-native, tùy chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp (như cơ chế quét hóa đơn core cho Thiso Reward).

• Đồng hành dài hạn: Tư vấn phân tích điểm đau → thiết kế tùy chỉnh → triển khai Agile → hỗ trợ bảo trì & tư vấn chiến lược Loyalty dựa trên dữ liệu thực tế.

 

Chính cách tiếp cận toàn diện, lấy kinh doanh làm trung tâm đã giúp SoftWorld trở thành đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn, điển hình là THISO Mall với Thiso Reward, nơi AI-OCR không chỉ giải quyết nhập liệu mà còn là nền móng cho toàn bộ hệ thống Loyalty realtime.

Xem chi tiết về giải pháp SoftWorld đã triển khai cho THISO Mall tại đây.  

Thiso Reward không chỉ là một chương trình Loyalty thành công, mà còn là minh chứng rõ nét rằng: Khi AI-OCR được triển khai toàn diện, liền mạch thay vì từng tính năng lẻ tẻ sẽ trở thành nền tảng chiến lược giúp doanh nghiệp retail vượt qua thách thức dữ liệu đầu vào, tăng tốc vận hành và tạo lợi thế cạnh tranh thực sự.