Việc quản lý tài chính quán cafe là điều quan trọng không thể “xem nhẹ” khi kinh doanh F&B hoặc chuỗi F&B. Tuy nhiên, hầu hết các chủ quán đều không chú trọng bước này và làm mọi thứ theo cảm tính. Đây chính là nguyên nhân dẫn tới thất bại do tài chính thiếu hụt và khó xoay vòng vốn khi gặp rủi ro. Cùng SW tìm hiểu các lý do chính trong bài viết sau đây!
Lấy tiền kinh doanh chi tiêu cho mục đích cá nhân
Đây là lỗi mà các chủ quán mắc phải khi quản lý tài chính quán cafe. Họ thường lẫn lộn ngân sách tài chính kinh doanh với tài chính cá nhân. Một số quán cafe thậm chí không đăng ký tài khoản ngân hàng doanh nghiệp mà chỉ dùng tài khoản ngân hàng cá nhân đứng tên của chủ quán. Do đó, chủ quán có thể “tiện tay quẹt thẻ” để chi trả cho mục đích cá nhân mà không rõ ràng, chi tiết các khoản phục vụ riêng cho công việc kinh doanh và quản lý tài chính quán cafe một cách hiệu quả.
Những khoản này “tích tụ” trong một thời gian dài có thể khiến doanh thu của quán bị thất thoát đáng kể. Khi đó, số liệu kinh doanh sẽ không được tính toán chính xác, khiến chủ quán không thể tìm ra lý do vì sao làm mãi mà vẫn không thấy lãi đâu.
Quản lý tài chính quán cafe bằng cách dùng “tiền túi” bù lỗ cho việc kinh doanh
Khi tình hình kinh doanh gặp khó khăn, đối mặt với quá nhiều chi phí cùng nhiều khoản thua lỗ, một số chủ quán liền lấy tiền cá nhân ra để bù lỗ và tiếp tục đầu tư nhằm “cứu” lấy nhà hàng, quán cafe của mình. Quyết định này không sai, nhưng nếu không cân đối xử lý khéo léo, có thể sẽ mất “cả chì lẫn chài”.
Trong giai đoạn đầu, doanh thu của quán thường không ổn định, dẫn đến việc đầu tư, mua sắm hay thanh toán các loại chi phí thường “thiếu trước hụt sau”. Lúc này, các chủ quán sẽ không ngần ngại mà dùng tiền túi của mình ứng trước nhằm tạm thời duy trì hoạt động của quán. Nhưng nếu sau đó không ghi lại những khoản này vào các báo cáo quản lý thu chi thì việc quản lý tài chính quán cafe của bạn sẽ thất bại, khả năng là bạn sẽ “mất trắng” một khoản kha khá mà không thu lại được.
Không tự tính lương cho bản thân
Thực chất, khối lượng công việc của chủ quán khá “khổng lồ”, từ quản lý bán hàng, quản lý nhân sự, theo dõi doanh thu, kiểm soát nguyên vật liệu tồn kho và làm việc với nhà cung cấp,… thậm chí thường xuyên phải có mặt tại quán để theo sát nhân viên, xử lý các tình huống của khách hàng,… Không tính lương cho bản thân đồng nghĩa với việc chủ quán đang làm “không công” cho quán của mình. Lương của chủ quán cũng là một phần trong quản lý tài chính quán cafe.
Nhiều chủ quán nghĩ rằng “Tôi không cần lương vì tôi được hưởng toàn bộ phần lợi nhuận cuối cùng” – đây là một quan niệm vô cùng sai lầm. Do một khoản chi phí ẩn bị lãng quên – chính là phần lương của chủ quán, bạn có thể “ảo tưởng” rằng quán đang kinh doanh có lãi. Từ đó, có thể đưa ra các chiến lược hoặc kế hoạch kinh doanh thiếu chính xác, hiệu quả và không phù hợp với tình hình thực tế.
Không kiểm soát các khoản doanh thu – chi phí rõ ràng
Dòng tiền thu chi trong nhà hàng, quán cafe cũng khá phức tạp so với các ngành nghề kinh doanh khác, do đó việc quản lý tài chính quán cafe là thật sự nên được chú trọng. Tiền thu đến từ nhiều nguồn như thu ngân tại cửa hàng, tài xế giao đồ ăn tận nơi, các bên đối tác nền tảng bán hàng và các bên đối tác thanh toán,… Tương tự, các hạng mục chi phí cũng có rất nhiều giấy tờ và chứng từ thanh toán cần kiểm soát.
Vì vậy, không có một hệ thống thu chi rõ ràng chắc chắn sẽ làm cho vấn đề quản lý tài chính quán cafe của chủ quán gặp nhiều khó khăn “lãi không biết, lỗ cũng không”.
Tính toán lợi nhuận thiếu sự chuẩn xác
Tính toán lợi nhuận không chính xác là một trong những “lỗi phổ biến” khi quản lý tài chính quán cafe, kinh doanh F&B. Nguyên nhân chủ yếu là do chủ quán không hình dung ra hoặc lường trước được các chi phí phát sinh khác. Chẳng hạn như giá bán của sản phẩm trong nhà hàng là giá đã bao gồm thuế VAT (từ 8 – 10% tùy sản phẩm), chủ quán quên bóc tách khoản thuế phải nộp cho nhà nước nên lầm tưởng lợi nhuận thu về rất cao.
OOD PLATFORM – Quản Lý Thu Chi Rõ Ràng Cho Các Doanh Nghiệp F&B
Dù là kinh doanh F&B, tạp hóa, thời trang, mỹ phẩm, vật liệu xây dựng, tạp hóa hay dược phẩm,… OOD PLATFORM đều có thể giúp các chủ doanh nghiệp quản lý dễ dàng: thu chi rõ ràng qua báo cáo tự động, quản lý nhân viên, bán hàng – marketing và vận hành hiệu quả.
- Tối Ưu Quy Trình
- Tối Ưu Hiệu Suất
- Tối Ưu “Số”
Nền tảng OOD PLATFORM của SoftWorld cung cấp đầy đủ hệ thống từ SW Pos, Trang Admin đến Delivery App có khả năng tích hợp với ERP (tất cả các hệ thống hiện có) giúp:
Kiểm soát tiến trình chặt chẽ
Mọi dữ liệu bán hàng được đồng bộ theo thời gian thực
- Từ thiết bị Order của nhân viên phục vụ, mã QR, Website, Mobile App, Chatbot,…
- Đến máy POS của thu ngân, bộ phận bếp
- Và Delivery App (hệ thống giao hàng nội bộ) hoặc App giao hàng của bên thứ 3
- Cùng Thiết bị di động (điện thoại, máy tính bảng,…) của quản lý.
Kiểm soát hiệu quả từ xa
- Trang Admin cung cấp thống kê số liệu, báo cáo chi tiết
- Hỗ trợ xem báo cáo từ xa trên tất cả thiết bị
- Quản lý thông tin cửa hàng và trải nghiệm của khách hàng
- Quản lý phân quyền nhân viên rõ ràng, chặt chẽ
Khác với các ngành nghề khác, kinh doanh quán cafe có đặc thù riêng về dòng tiền, ảnh hưởng đến cách tính toán lợi nhuận. Chẳng hạn như mặc dù một tháng nhập nguyên vật liệu mới nhiều lần, nhưng chủ quán thường được tập hợp công nợ tất cả những lần đó lại và thanh toán một lần vào mỗi cuối tháng hoặc đầu tháng sau.
Điều này dễ khiến chủ quán nhầm lẫn rằng trong quỹ có nhiều tiền, trong thực tế vẫn cần phải chi trả một khoản lớn công nợ và chi phí khác mới có được con số lợi nhuận chính xác.
OOD PLATFORM là giải pháp vô cùng hiệu quả để nâng cao hiệu quả kinh doanh cho các doanh nghiệp F&B trong thời đại số.
Nếu có bất cứ thắc mắc gì về nền tảng, hãy liên hệ ngay với SoftWorld để được giải đáp nhanh nhất!
