Trước khi triển khai hệ thống, quy trình tính giá và phối trộn nguyên liệu tại Diệu Thịnh hoàn toàn phụ thuộc vào kinh nghiệm của một chuyên gia và Excel thủ công. Điều này khiến công ty gặp khó khăn lớn trong việc mở rộng sản xuất. SoftWorld đã xây dựng giải pháp tối ưu phối liệu thông minh, giúp Diệu Thịnh chuyển đổi số thành công, tăng tốc độ báo giá và giảm mạnh sự phụ thuộc vào con người.
Bài toán chuyển đổi số đến từ khách hàng Diệu Thịnh
Trước khi hợp tác với SoftWorld, Nhà máy Inox Diệu Thịnh đang đối mặt với một bài toán chuyển đổi số điển hình mà nhiều doanh nghiệp sản xuất truyền thống vẫn còn gặp phải: quy trình cốt lõi vẫn hoàn toàn thủ công và phụ thuộc nặng nề vào yếu tố con người.
Cụ thể, toàn bộ quy trình tính giá và phối trộn nguyên vật liệu tại Diệu Thịnh đều được thực hiện bằng Excel thủ công. Mọi công thức phối liệu inox (tỷ lệ thép cuộn, phụ gia, độ dày, kích thước tấm…) đều nằm trong đầu của một chuyên gia giàu kinh nghiệm duy nhất. Không có hệ thống tự động nào hỗ trợ. Khi có yêu cầu báo giá từ khách hàng, chuyên gia này phải dành hàng giờ, thậm chí cả ngày để tính toán, kiểm tra lại nhiều lần và đưa ra bảng phối liệu cuối cùng.
Bởi đó dẫn đến các hệ lụy là:
- Thời gian xử lý chậm và dễ phát sinh sai sót: Một bảng báo giá có thể mất từ 4 – 8 giờ làm việc. Trong giờ cao điểm, chuyên gia phải làm thêm ca hoặc overtime. Chỉ cần một lỗi nhỏ trong công thức Excel hoặc quên cập nhật giá nguyên liệu mới nhất là toàn bộ bảng giá sai lệch, dẫn đến báo giá thấp hơn chi phí thực tế hoặc mất cơ hội vì báo giá quá cao.
- Khó kiểm soát chi phí và biên lợi nhuận: Ban lãnh đạo không có cách nào nhìn rõ bức tranh chi phí thực tế theo từng đơn hàng. Biên lợi nhuận thực thu chỉ biết chính xác sau khi sản xuất xong, chứ không thể dự báo trước một cách tin cậy. Điều này khiến việc ra quyết định giá bán trở nên rủi ro và thiếu khoa học.
- Không tối ưu được nguyên vật liệu: Hệ thống thủ công không thể chạy hàng trăm kịch bản phối liệu trong thời gian ngắn để tìm ra phương án tiết kiệm nhất. Kết quả là lãng phí nguyên liệu khá lớn (đặc biệt là thép cuộn inox nhập khẩu có giá trị cao), tỷ lệ phế liệu cao hơn mức cần thiết.
- Gặp trở ngại lớn khi muốn mở rộng quy mô sản xuất: Khi Diệu Thịnh có nhu cầu tăng công suất, mở thêm dây chuyền hoặc phục vụ nhiều khách hàng lớn hơn, “nút thắt” lớn nhất chính là con người. Một chuyên gia duy nhất không thể xử lý khối lượng đơn hàng tăng gấp nhiều lần. Doanh nghiệp đứng trước nguy cơ mất khách vì thời gian báo giá chậm hoặc phải từ chối những đơn hàng lớn vì không kịp xử lý.
Tóm lại, bài toán mà Diệu Thịnh mang đến cho SoftWorld chính là làm sao để loại bỏ sự phụ thuộc vào một cá nhân, rút ngắn thời gian báo giá từ hàng giờ xuống chỉ còn vài phút, tối ưu chi phí nguyên liệu một cách thông minh và đồng thời tạo nền tảng vững chắc để nhà máy mở rộng quy mô mà không lo các bất cập nhân sự.
Giải pháp phần mềm Hệ thống Tối ưu Phối Liệu & Tính Giá Tự Động từ SoftWorld
Để giải quyết triệt để bài toán “cổ chai” tại Nhà máy Inox Diệu Thịnh, SoftWorld đã thiết kế và triển khai một hệ thống chuyên biệt – không chỉ tự động hóa quy trình mà còn mang lại khả năng tối ưu thông minh vượt trội so với phương pháp thủ công truyền thống.
Hệ thống Tối ưu Phối liệu & Tính giá tự động hoạt động như thế nào?
SoftWorld đã xây dựng Hệ thống Tối ưu Phối liệu & Tính giá tự động dành riêng cho ngành sản xuất inox. Đây là giải pháp kết hợp giữa thuật toán tối ưu hóa thông minh, cơ sở dữ liệu nguyên vật liệu thời gian thực và quy trình số hóa hoàn chỉnh.
Hệ thống cho phép Diệu Thịnh chỉ cần nhập thông số đơn hàng (độ dày, kích thước, số lượng, tiêu chuẩn inox…), máy sẽ tự động đưa ra các phương án phối liệu tối ưu nhất chỉ trong vài giây đến dưới 1 phút.
Toàn bộ quy trình từ nhận yêu cầu khách hàng đến xuất báo giá chính thức trở nên nhanh chóng, chính xác và có thể lặp lại dễ dàng mà không phụ thuộc vào bất kỳ cá nhân nào.
Tính năng nổi bật
Về các tính năng nổi bật của phần mềm, đầu tiên phải kể đến thuật toán tối ưu phối liệu đưa ra nhiều phương án nhanh chóng Hệ thống sử dụng thuật toán tối ưu hóa nâng cao (Optimization Algorithm) có khả năng chạy hàng nghìn kịch bản phối liệu trong thời gian cực ngắn.
Với mỗi yêu cầu, hệ thống không chỉ đưa ra 1 phương án mà đưa ra top 3 – 5 phương án phối liệu kèm theo:
- Chi phí nguyên liệu dự kiến
- Tỷ lệ hao hụt & phế liệu
- Biên lợi nhuận ước tính
- Thời gian sản xuất gợi ý
Nhờ đó, đội ngũ kinh doanh và lãnh đạo có thể chọn ngay phương án tốt nhất, cân bằng giữa giá cạnh tranh và lợi nhuận tối đa.
Đồng thời tích hợp đồng bộ một chiều với hệ thống ERP Hệ thống kết nối liền mạch với ERP hiện tại của Diệu Thịnh, tự động đồng bộ:
- Giá nguyên vật liệu mới nhất (cập nhật hàng ngày)
- Tồn kho thực tế
- Thông số kỹ thuật từng lô inox
Theo đó giúp báo giá luôn chính xác, tránh tình trạng dùng giá cũ hoặc tồn kho ảo.
Quy trình vận hành khép kín từ nhận yêu cầu đến báo giá toàn bộ quy trình công việc được số hóa:
- Nhận yêu cầu từ khách hàng (webform hoặc email)
- Hệ thống tự động tính toán & đề xuất phối liệu
- Phê duyệt nhanh bởi quản lý (1 click)
- Xuất báo giá PDF chuyên nghiệp, gửi khách hàng ngay
Cuối cùng chính là giao diện dễ sử dụng, giảm phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân. Giao diện được thiết kế thân thiện, trực quan như một “chuyên gia ảo”. Nhân viên mới chỉ cần đào tạo 1 – 2 ngày là có thể vận hành thành thạo.
Toàn bộ kiến thức và kinh nghiệm của chuyên gia lâu năm đã được chuyển hóa thành luật logic và dữ liệu bên trong hệ thống, giúp doanh nghiệp không còn lo lắng khi chuyên gia nghỉ việc hoặc nghỉ hưu.
Phương pháp triển khai
SoftWorld áp dụng quy trình triển khai rõ ràng, minh bạch và ít rủi ro nhất cho khách hàng: Nghiên cứu yêu cầu => Xây dựng PoC => Hoàn thiện và tích hợp hệ thống.
- Giai đoạn 1: Nghiên cứu yêu cầu (2 – 3 tuần) Đội ngũ SoftWorld khảo sát thực tế quy trình, thu thập công thức phối liệu, dữ liệu lịch sử và yêu cầu đặc thù của Diệu Thịnh.
- Giai đoạn 2: Xây dựng PoC (Proof of Concept) (4 – 6 tuần) Xây dựng phiên bản thử nghiệm với một nhóm sản phẩm chính. Diệu Thịnh được test thực tế, so sánh kết quả với phương pháp cũ để đánh giá hiệu quả trước khi đầu tư toàn bộ.
- Giai đoạn 3: Hoàn thiện và tích hợp hệ thống (6 – 8 tuần) Hoàn chỉnh tính năng, tích hợp ERP, đào tạo người dùng, chạy song song với quy trình cũ trước khi chuyển hoàn toàn. Hỗ trợ bảo trì và tối ưu liên tục sau triển khai.
Toàn bộ quá trình triển khai diễn ra không làm gián đoạn sản xuất và được bàn giao với đầy đủ tài liệu, mã nguồn (nếu khách hàng yêu cầu) cùng cam kết hỗ trợ dài hạn.
SoftWorld là đối tác đồng hành cùng Diệu Thịnh trên hành trình chuyển đổi số sản xuất
Việc chọn đúng đối tác công nghệ là yếu tố quyết định thành bại của bất kỳ dự án chuyển đổi số nào. Với Nhà máy Inox Diệu Thịnh, SoftWorld không chỉ là nhà cung cấp phần mềm mà còn là đối tác đồng hành tin cậy, cùng doanh nghiệp tháo gỡ nút thắt quy trình và xây dựng nền tảng số bền vững cho tương lai.
Ngay từ giai đoạn đầu, SoftWorld đã xây dựng Proof of Concept (PoC). Phiên bản thử nghiệm được thiết kế sát với nhóm sản phẩm chính của Diệu Thịnh, sử dụng dữ liệu thực tế từ nhà máy. Kết quả PoC cho thấy hệ thống không chỉ hoạt động ổn định mà còn mang lại kết quả tối ưu rõ rệt so với phương pháp Excel thủ công.
Điều này giúp Ban lãnh đạo Diệu Thịnh yên tâm đánh giá hiệu quả thực tế trước khi quyết định triển khai toàn diện, giảm thiểu rủi ro đầu tư và rút ngắn thời gian đi từ ý tưởng đến giải pháp thực thi.
Bên cạnh đó, SoftWorld sở hữu bề dày kinh nghiệm trong việc triển khai các dự án tối ưu hóa quy trình sản xuất cho nhiều nhà máy trong lĩnh vực kim loại, vật liệu xây dựng và sản xuất công nghiệp. Chúng tôi hiểu rõ những thách thức đặc thù của ngành: biến động giá nguyên liệu, yêu cầu kỹ thuật nghiêm ngặt, áp lực cạnh tranh về giá và thời gian giao hàng.
Một điểm nổi bật của dự án với Diệu Thịnh chính là mức độ “fit” cao giữa giải pháp và quy trình thực tế. Đội ngũ SoftWorld đã dành thời gian khảo sát sâu tại nhà máy, lắng nghe ý kiến từ chuyên gia kỹ thuật, bộ phận kinh doanh và ban lãnh đạo.
Hệ thống được xây dựng không phải để thay đổi hoàn toàn cách làm việc, mà để nâng cấp và tự động hóa những gì Diệu Thịnh đang làm tốt, đồng thời loại bỏ những điểm yếu thủ công. Từ công thức phối liệu đặc thù, cách tính hao hụt, đến quy trình phê duyệt báo giá, tất cả đều được số hóa một cách liền mạch, dễ dàng tiếp nhận bởi đội ngũ hiện tại.
Với việc triển khai thành công hệ thống tối ưu phối liệu & tính giá, Diệu Thịnh đã chuyển mình từ một quy trình thủ công phụ thuộc con người sang một quy trình tự động, thông minh và dễ mở rộng. Dự án không chỉ giải quyết bài toán trước mắt mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài của nhà máy inox.
SoftWorld tiếp tục đồng hành cùng các doanh nghiệp sản xuất Việt Nam trong hành trình chuyển đổi số, mang lại giải pháp thực tế và hiệu quả nhất.
